[Word] 合并列印 Mail Merge
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[Word] 合并列印 Mail Merge

[Word] 合并列印 Mail Merge

今天介绍的【 合并列印Mail merge 】 简单地说就是将Excel上数据,粘贴到Word中,听起来简单只要手动就能完成,那是因为你处理的数据不够多,当你有一笔100或以上的资料都得手动复制粘贴的话,你会发现所消耗的时间以及精力是远远超出预期的。

举个例子🌰

每周都得将企划书的更改名称、日期并且印上不同的姓名,因为频率以及重复性高,有时候还会因为疲惫粘贴错误。正想着有没有方法能让这类的耗时且重复性高的工作简单且效率化。

Preparation 准备

  • Word档 - 最好是已经撰写内容(后期可修改)
  • Excel数据 - 确定要有栏目

如何使用【 合并列印 Mail Merge

首先打开Word > Mailings 选择 Letters

然后到 收信人Select Recipients 点选已有 清单Use an Existing List 并选择之前已准备的Excel档。

如果Excel有多个分页的话就会询问要选者哪一个分页,由于我准备的资料档只有一个分页所以只会看到下面这个弹出窗口;Excel资料的第一栏为栏目(建议),所以勾取✅ Frist row of data contains column headers ,在点击OK即可。

当我们已经将清单载入后,就回到Word中,只要将要更改的栏目选取起来接着再到【 插入合并列印Insert Merge Field 】就会询问要将选取的地方更换为清单中的哪一项栏目。替换完成后,我们可以看到之前选取的地方就会替换为 《栏目名称》

想要预览可以到 【预览Preview Results 】 看到替换后的效果,也可以在旁边的页数那里查看其它的页面资料是否正确。

如果效果满意的话就能列印出来,不同于一般打印 ctrl + p,在这里我想要将清单中的所有资料个列印出来就需要到 【完成合并 Finish & Merge 】即可。

筛选 Filter / 整理 Sort

通常部分情况我只想将信件发给符合条件的收件人,合并列印也提供了很贴心的 【筛选Filter 】以及 【 整理Sort 】,我可以将清单内的资料筛选成年份大于 2000,完成后就能看到合并列印只会显示 Date 大于 2000 的资料。

总结

合并列印 Mail Merge ,在撰写时我想着的是如何将繁琐的工作自动化,突然我还想到如果您是活动策划人也可以使用合并列印一直邀请函,应用相当广泛。

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